什么样的word文档可以直接转换为ppt,ppt2010转换word文档怎么操作

  什么样的word文档可以直接转换为ppt,ppt2010转换word文档怎么操作

  如你所知,PPT主要用于演示,而Word主要用于保存工作文档。在日常工作中,由于不同的需要,我们经常需要对这两个文档进行转换。除了繁琐的手工复制粘贴,其实还有两种更高效的文档交换方法。

  用好样式,DOC秒变PPT

  众所周知,PPT文档一般是一页一个主题,正文多由标题和副标题组成,主要用于演示。DOC主要是文章,正文主要由小标题和正文组成。所以,如果要把DOC转换成PPT,就需要提前对文档进行处理,以便在PPT中显示。

  比如有些员工的演讲稿,喜欢用Word写,现在需要转换成PPT,方便传递给投影仪。首先,文档应该按照Word中的特定样式进行组织。打开文档后,首先选择原文档的标题,然后在样式框中点击新建样式,根据提示创建一个名为“演讲标题”的新样式。字体格式建议设置为“等行,小三”(图1)。

  图1新样式

  同上,选中演讲正文后,会新建一个“演讲字幕”样式,字体设置为“等距,5号”,格式设置为左对齐,间距设置为默认。设置好样式后,选择标题和原演讲的内容,然后依次应用到对应的样式(即演讲主题和字幕的样式)。完成后点击“视图大纲视图显示二级标题”,检查原文章的标题和正文内容是否对应相应级别。这里的标题和副标题的内容对应于幻灯片中主标题和副标题的文本(图2)。

  图2轮廓视图

  小提示:

  因为在PPT中不宜展示过多的文字内容,而且为了风格的统一。对于字数较多的原DOC正文,建议在操作前删除一些不必要的正文,同时文章必须根据实际内容提取小标题作为后续的一级标题。在创建了样式之后,可以为后续要转换的文本快速完成样式的应用。

  以上操作完成后,保存文档,然后点击“文件Word选项快速访问工具栏”,在“命令不在功能区”中选择“发送到Microsoft PowerPopint”命令,点击“添加”将其转移到右侧菜单栏。然后返回到Word窗口,单击窗口顶部恢复按钮的“发送到PPT按钮”(图3)。

  图3发送到PPT

  此时系统会自动启动PPT,上面的文字内容会根据标题和副标题级别自动填充到幻灯片中。内容填好后,可以稍微修改一下PPT,比如改变背景、配色等。还可以切换到“视图幻灯片母版”,快速设置应用程序的母版布局(图4)。

  图4转换效果显示

  就地取材,PPT高效转DOC

  除了以上转换,为了方便存储和后续浏览,经常需要将PPT文档转换成DOC。如果要实现这种转换,PPT已经提供了相应的组件。

  如果想原封不动地保留原PowerPoint幻灯片中的线条标签和符号,保存到Word中,在PPT中打开要转换的文档后,点击“视图大纲视图”,这样就可以在左窗格中看到所有幻灯片的文本内容,按照提示复制所有幻灯片,然后粘贴到Word中保存(图5)。

  图5使用大纲模式复制

  但是这种方法只能复制PPT中的文字。如果您仍然需要保存图片并且转换后的文本不需要再次编辑(如产品推广文档等。),可以将PPT文档保存为图片。转换后,将图片导入Word,并添加简单的文字描述(图6)。

  图6通过图片保存PPT完整信息。

  上面的方法是用简单的复制粘贴方法实现文档转换。如果PPT中有很多幻灯片,也可以直接导出。点击“文件-导出创建讲义”,点击“创建讲义”,在弹出的窗口中选择“幻灯片旁备注”,这样选中的PPT文档也会直接转到Word中(图7)。

  图7创建讲义

  启动后的Word会打开PPT文件,点击“页面布局/分栏/两栏”,这样幻灯片就分两栏呈现了。但是,有些幻灯片文件可能太大,导致其中一些文件无法显示。最后需要删除多余的文字,缩小页边距等操作,完成后再保存(图8)。

  图8转换为DOC文档后的效果

  但由于PPT布局松散,在Word创建为讲义后,可能会包含很多空行。使用“查找和替换”工具删除这些空行。打开替换窗口,找到并输入“^p^p”,用“p”替换,然后点击“全部替换”。如果你有很多空行,比如连续3行以上,那么只需要重复上面的替换操作,其他冗余元素的替换操作也差不多。

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