excel制作目录一键找到指定的文件,excel表中制作文件目录的方法

  excel制作目录一键找到指定的文件,excel表中制作文件目录的方法

  我们都知道,如果一个目录中存储了太多的文件,那么查找和管理文件就会比较麻烦。比如作者的文档是按年(主目录)和月(每月一个子目录)保存的。当有许多存储的文档时,查找其中的一个文档通常是不方便的。如果你隐约记得有一篇文献是2017年写的,为了找到具体的文献,你得打开2017年1-3月的目录,然后依次搜索。其实对于类似的搜索,现在我们可以借助Excel进行管理,这样在Excel的帮助下做一个文件目录表,就可以很容易的在一个文件中找到。

  首先打开保存文件的目录,假设“N:2017”。启动命令提示符后,依次输入以下命令(图1):

  Cd编号:2017201701

  n:

  DIR *。* /B directory.txt

  图1使用命令行提取文件目录

  这样就会在N:2017201701下生成一个名为“directory.txt”的文件。打开后,删除其中的“directory.txt”,剩下的内容正是上面目录中的文件名(图2)。

  图2查看生成的目录文件。

  操作同上,继续在201702和201703目录下的文件下生成目录文件,打开Excel,将上述目录文件的内容依次粘贴到A列(每月文件用空行隔开,如图3)。

  图3在Excel中粘贴文件目录

  这样,我们将把三个子目录的所有文件列表集成到一个文档中,然后给目录文件添加超链接。选择B2,输入公式“=HYPERLINK(I:90527A1,A1)”,添加一个B2的超链接,链接地址是A2文件的实际地址,将公式填入B2的B7,这样B2B7对应A2A7的文件位置。操作同上。从B9插入公式“=HYPERLINK(n:2017201702A9,A9)”,从C19插入公式“=hyperlink (n: 2017201703 A19,A19)”,完成所有文件的超链接插入(图4)。

  图4您可以通过插入超链接来打开文件。

  以后只要我们在这个文件中点击相应的链接,就可以直接打开相应的文件。是不是方便很多(图5)?

  图5直接链接文件

  当然,如果要管理的文件很多,也可以在Excel中按Ctrl+F,然后输入文件名的关键字进行搜索,就可以快速找到需要的文件。当然,Excel文档中的搜索速度要比系统搜索快得多(图6)。

  图6通过Excel搜索文件

  如果是图片文件的管理,我们还可以通过创建注释来预览超链接图片,这样在Excel中预览和查找图片就非常方便了。操作同上。首先,获取图片文件目录,并在Excel中创建一个超链接(图7)。

  图7。创建图片超链接。

  因为在Excel中插入注释,当注释填充为图片时,鼠标悬停即可显示预览。所以只需将标注填充到A列对应的单元格中,将填充的图片对应到A列的显示图片即可,批量添加标注可以通过宏来完成。

  按Alt F11打开VB编辑窗口,点击“插入模块”,然后在代码框中输入如下代码(图8):

  Sub AddABunch()

  对于选择中的每个单元格

  Pics=I:90527 单元格。价值。 jpg

  带手机。添加注释

  如果目录(图片)=",则

  其他

  . Shape.Fill.UserPicture图片文件:=Pics

  . Shape.Height=300

  .形状.宽度=200

  如果…就会结束

  以…结尾

  下一个单元格

  末端接头

  小贴士:

  上面的代码意味着在需要插入注释的单元格中,单元格名称的图片被引用为注释。因此,插入批注的单元格的名称必须与指定图片目录中的图片文件一致。上面A列使用dir命令获取文件列表,Pics=I:90527 为图片目录,预览图片大小为300*200。

  返回Excel文本窗口,选择A列中需要插入注释的单元格,单击“查看宏查看宏”,选择“Sheet1。AddABunch”宏,并单击“执行”(图9)。

  图9运行宏

  这样,图片注释宏将被插入到A列的所有单元格中,当鼠标停留在A列的相应单元格时,将显示预览图片。这张图片来自目录中对应的图片。如果想在预览满意后打开相应的图片,只需点击相应的超链接即可。即使有这么多图片,我们也可以在一个工作表中管理它们(图10)。

  图10带注释的预览图片

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