excel不规则数据排序,excel中不规范日期的排序

  excel不规则数据排序,excel中不规范日期的排序

  在日常工作中,输入原始数据时,总有很多新手员工不按标准输入数据,给后期的数据整理和检索带来很大不便。比如,人事往往按照各个部门来安排新分配的员工,给后续的员工考勤和工资表制作带来很多不便(图1)。这里有一个快速整理不规则数据的方法。

  图1非标准数据

  数据横着坐,分列来相助

  对于类似的数据,使用统一的除法符号。如果数据只是按行排列,那么可以直接使用Excel的排序功能。

  在B列中选择要分类的数据,点击“数据/分类”,选择“其他”分隔符,选择“暂停”(如果分类的数据包含逗号、冒号等多个分隔符,可以使用查找和替换将分隔符统一后再用于分类),这样每个名称就可以分类到不同的单元格中(图2)。

  图2使用分类数据整理数据

  数据竖着排,转换来变换

  以上只是横向排列数据,但很多操作需要纵向排列姓名数据。比如制作工资表的时候,需要每个员工一行,按照各自的部门纵向排列。如果需要将横向数据转换为纵向数据,可以使用Excel 2016集成查询编辑器的“转换”工具来实现。定位A1,点击“数据从表”,选择A1:B4区域数据,在弹出窗口中排列数据(图3)。

  图3选择数据

  点击“确定”,然后在“转换”选项卡下打开的查询编辑器窗口中点击“拆分列按分隔符”,然后选择“分隔符/自定义”,输入“暂停”,利用暂停对数据进行排序。具体操作类似于上面的排序操作(图4)。

  小提示:

  在这里使用细分与在工作表中使用细分略有不同。如果右边一列还有其他内容需要排序,这里的操作会自动展开并插入新的一列,右边已有的数据列会自动延迟。但是在工作中使用数据的时候,右边有数据就会被覆盖。因此,有必要对数据进行排序。如果原始数据中有很多列(比如B列需要排序,而C列和D列还有其他数据),为了不误删除原始数据,强烈建议使用查询编辑器进行排序。

  图4分类数据

  数据排序后,B列的数据会自动排序。继续按住Ctrl键依次选中已完成的分解数据,点击“转换反透视列反透视列”,选中的列会自动转换为行(图5)。

  图5反向透视列操作

  逆透视表列操作完成后,会在原始数据中增加一个新的“属性”列,并根据提示选择和删除增加的属性列,从而完成行列转换(图6)。

  图6完成行和列的转换。

  [!- empirenews.page - ]

  最后点击“文件关闭上传”,这样转换后的数据会自动添加到一个新的工作表中,所有人的名字都会列起来,非常方便工作人员考勤和制作工资表(图7)。

  图7完成行和列的转换。

  从上面的操作可以看出,借助查询编辑器的“逆透视表列”可以方便地进行行列转换。借助于同样的方法,我们可以很容易地实现数据转换。比如很多公司的销售报表都是二维报表格式,但是在使用透视表分析销售数据时,我们要求数据源是一维表格格式(图8)。

  图8二维到一维

  要将二维表转换成一维表,也可以使用“逆枢纽列”的方法。定位同上A1,选择所有要转换的数据,点击【数据】【从表】,打开查询编辑器窗口。按住Ctrl键选择“销售地区”和“城市”列,点击“转换反向透视列反向透视其他列”对销售数据列进行反向透视(图9)。

  图9其他列的反向透视图

  这样,数据列的内容将自动从原来的行变为列,同时,A列和B列将自动填充相应销售区域和城市的数据内容(图10)。

  图10反向透视对其他列的影响

  其他操作同上。保存上传后,我们会把原来的二维表格转换成一维表格的内容。使用数据透视表分析数据非常方便。比如要对比三季度华东和华北城市的销售数据。原来的二维表因为每个季度的数据都是并排排序,所以很难选择视角,但是转换成一维表后可以简单过滤显示(图11)。

  图11转换后的透视图

  推荐:

  Microsoft Office 2013(64位)免费破解版

  Microsoft Office 2013(32位)批量激活版

  Microsoft office 2013激活工具(KMSpico)绿色版

郑重声明:本文由网友发布,不代表盛行IT的观点,版权归原作者所有,仅为传播更多信息之目的,如有侵权请联系,我们将第一时间修改或删除,多谢。

留言与评论(共有 条评论)
   
验证码: